Bienvenid@s

¿Sabes que es una Política de trabajo remoto? 

Como ya lo hemos visto en notas anteriores, la pandemia del COVID-19 ha obligado a la mayoría de empresas a improvisar el Teletrabajo o Home Office. Cabe mencionar que, en Centroamérica el porcentaje de las compañías que cuentan con esta forma de laborar es muy bajo, ya que ninguna le había tomado importancia o analizado las ventajas de esta opción. 

En la actualidad, quienes ejercen las actividades en esta forma, son mayormente freelances o colaboradores de agencias de publicidad. Debido a esto y a la forma improvisada en el cual se ha ejecutado, ni siquiera se había considerado las políticas formales para el desarrollo del trabajo remoto. Este cambio abrupto ha dejado a las empresas y a trabajadores sin lineamientos claros de cómo proceder. 

Con las disposiciones que se han tomado en la mayoría de países y que se les pide a las empresas no esenciales que envíen a los empleados a casa, muchos han tenido que luchar contra tiempo con diversas problemáticas, como por ejemplo: 

  • Preparar a los empleados con los equipos y herramientas necesarios. 
  • Estandarización de la comunicación interna y externa en toda la empresa. 
  • Garantizar la protección de datos fuera de la oficina. 
  • Establecer un método de seguimiento del tiempo para diferentes departamentos. 

En esto es donde entra la importancia de una política de trabajo remoto. Una guía que juega un papel importante en el que se establecen las normas de la empresa y no deje lugar a las conjeturas. Sin esta política, los empleados quedan con la incertidumbre de que espera la empresa de ellos y en que manera deben actuar para que se parezca a la vida de oficina.  

Ahora bien, ¿Qué es una política de trabajo remoto?  

Una política de trabajo remoto es un conjunto de pautas y límites que describe cómo y cuándo los empleados pueden trabajar desde su hogar o cualquier otra ubicación remota. Estas políticas de trabajo comunican las mejores prácticas a seguir, que ayudan a la empresa a mantener el orden y establecer expectativas claras. 

Teniendo claro este concepto vamos a puntualizar cuales son los aspectos claves que hay que tomar en cuenta: 

  1. Determina los horarios del personal. 

Es importante que cada miembro tenga claro los horarios que debe cumplir, que pueda reportarse y respetar el itinerario. De esta manera se puedan distribuir las funciones de manera equitativa y las franjas queden cubiertas en su totalidad. Dentro de este horario no solo se debe tomar en cuenta hora de conexión o desconexión, sino que también los tiempos de comida y pausas activas. 

  1. Seguridad de los datos. 

Según el Informe del estado de la industria de Shred-it, de Estados unidos, el 86% de los ejecutivos de nivel C desconfían del trabajo remoto porque crea un mayor riesgo de violación de datos. Cuando saca empleados de las oficinas con redes seguras, debe tener en cuenta las amenazas de seguridad y la protección de datos. 

Es por ello que se debe contemplar: 

  • Protocolos para acceder, cambiar y transmitir documentos. 
  • Cómo y cuándo se permite una conexión Wi-Fi pública. 
  • Cómo acceder a una VPN u otra forma de seguridad al acceder a datos confidenciales. 
  • Donde se permite y no se permite a los empleados atender llamadas y reuniones confidenciales. 
  • Protocolo para cuando ha habido una violación de seguridad. 
  • Software antivirus preferido (si no se administra de forma centralizada). 
  1. Medición de la productividad. 

Tenemos presente que en el hogar los factores de distracción son más y sobre todo cuando no se tiene al jefe inmediato que cumpla la función de policía del trabajo. Es debido a esto que se debe parametrizar las funciones que cada miembro de cumplir, tiempo de producción y de entrega. 

Lo ideal es contar con un software que nos brinde reporteria de las actividades, en caso la empresa se dedique a la interacción con clientes, resolución de casos o procesamiento de bases esto será aún más beneficioso. 

  1. Herramientas de comunicación. 

En el caso que sea una empresa tradicional y se esté mudando al home office, es indispensable contar con las herramientas de comunicación interna y capacitar a los colaboradores sobre el buen uso de ello para evitar desórdenes o una inadecuada comunicación. 

Cabe recalcar que está herramienta debe ser profesional, por lo cual un grupo de WhatsApp o un chat de Facebook deben ser totalmente descartados. 

Es por ello que se debe esclarecer: 

  • Qué tipos de herramientas de comunicación funcionarán mejor en diferentes situaciones (por ejemplo, reuniones de equipo, incorporación de nuevos clientes, etc.). 
  • Qué plataforma pueden usar los empleados para la colaboración en equipo y la charla virtual. 
  • Reglas sobre los tiempos de respuesta esperados. 
  • Establecer cuándo, dónde y cómo se llevarán a cabo las reuniones. 

Te dejamos el enlace aquí en el cual puedes echar un vistazo a la herramienta de Lifesize, la cual cuanta con todas opciones para comunicación empresarial. 

  1. Requisitos de los equipos. 

En este punto debemos saber si es la empresa quien proporcionará el equipo o si será el empleado quien debe contar con los recursos. Debido a ello se debe parametrizar de acuerdo a las funciones que se realizarán las características de las herramientas. Para ello es necesario estipular lo siguen: 

  • ¿Se espera que los trabajadores proporcionen algún equipo? 
  • ¿Qué artículos suministrará la empresa? 
  • ¿La velocidad de internet necesita cumplir un cierto requisito? 
  • ¿Cómo solicitan los empleados asistencia remota? 
  • ¿Qué gastos califican para el reembolso?  
  • ¿Qué software se requiere y quién lo pagará? 
  • ¿El equipo de TI necesita acceso al equipo para instalar el software antivirus? 
  1. Procedimiento de desvinculación. 

En este punto se debe definir el proceso a seguir cuando la persona deje de formar parte de la organización y se finalice el contrato.  

  • Eliminación de datos. 
  • Devolución de equipos. 
  • Eliminar el acceso a archivos y canales de comunicación. 

Sabemos que el mudar casi en su totalidad las operaciones de la noche a la mañana ha sido una labor estresante para todos, sin embargo, hay que verlo de manera positiva el como este hecho nos ha obligado a adaptarnos y a adelantar procesos que los expertos estimaban en los próximo 10 años.  

Esperamos que estos enunciados te sirvan como punto de partida o más bien como guía para desarrollar la política de la empresa. Recuerda que si necesitas asesoría en esto o cualquier otro ámbito relacionado a estas nuevas tecnologías o funciones, no dudes en contactarnos. 

***********************************************************************************************************

Distanciamiento Social Corporativo

¿Será una realidad verdadera?

La respuesta es sí. El término “Distanciamiento social Corporativo”, no es uno que se esté empleando desde ya, sin embargo, no cabe duda que será una realidad. Pero ¿Qué quiere decir esto?

Podríamos exponer que serán las medias de salud implementadas tras reanudar las labores económicas en cada país.

Estas medidas pueden comprender nuevas normas que las empresas deben tomar en cuenta para abrir operaciones. Estas podrías ser un mínimo de distancia entre cada escritorio; un máximo de personas por oficina o área de trabajo; protocolos de ingreso y salidas del edificio y uso de las áreas comunes. En fin, todas estas medidas para minimizar riesgos.

Podrías pensar que lo estamos inventando, sin embargo, un modelo teórico de distanciamiento social lo analizó un grupo de investigadores de la Escuela de Salud Pública de la Universidad de Harvard.

Los autores exploran en el caso de Estados Unidos, uno de los países más golpeados por el coronavirus, varios escenarios, entre ellos el de establecer periodos de distanciamiento social intermitente que pudieran extenderse hasta 2022.

Tal parece que está pandemia está obligando a adaptarnos y cambiar drásticamente nuestros comportamientos. En los pocos países como China, Corea, Bélgica y Republica Checa ya han ido bajando la escalonada de aislamiento y han iniciado a retomar las actividades. Lo importante de estos ejemplos es que están utilizando la tecnología a su favor para poder ir implementando las labores.

Por ejemplo, en China utilizan una aplicación móvil con un sistema de colores el cual confirma si estas en condiciones para movilizarte en la ciudad; En el puerto de Amberes (Bélgica) ha facilitado a sus empleados pulseras digitales para ayudarles a mantener las medidas de distanciamiento físico para minimizar contagios.

Expertos confirman que las medidas que se han tomado, nos han obligado a avanzar y utilizar las nuevas tecnologías a pasos agigantados, adelantándonos por lo menos 50 años. Por lo cual, debemos ir pensando cuales serían las herramientas que nos vendrían bien en nuestra empresa para poder funcionar en óptimas condiciones. Dispositivos de control de acceso a la empresa, estadísticas de capacidad máxima, monitoreo de ocupación de parqueos y entre mucho otras más, son solo uno de los mecanismos que se deberán ir tomando en cuenta.

Te invitamos a mantenerte pendiente, ya que en la próxima nota vamos a profundizar en dispositivos específicos que se pueden adaptar a estas necesidades.

Fuentes consultadas:

www.bbc.com/mundo/noticias-52373538

www.youtube.com/watch?v=xI2QQ-cyURA

*******************************************************************************************

Llevar la empresa a la era digital con el Teletrabajo

¿Improvisar o buscar ayuda de los expertos? Y es que, en medio de la situación actual, a cientos de empresas les tomó por sorpresa las medidas de emergencia que se implementaron. Muy pocas organizaciones ya contaban con un aliado que les permitía a sus colaboradores el poder realizar “Teletrabajo”.

Pero, ¿Qué es el Teletrabajo? Según el sitio web trabajos.com, es una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa durante una parte importante de su horario laboral. Engloba una amplia gama de actividades y puede realizarse a tiempo completo o parcial.

La actividad profesional en el teletrabajo, implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de información, y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el contacto entre el teletrabajador y la empresa.

Es difícil de creer, pero en plena era digital muchos empleadores no han considerado el Teletrabajo o Home Office, es por ello que en este apartado queremos brindarte algunos de los beneficios que esto tiene para las empresas, así como diferentes herramientas que ayudan a que la modalidad sea mejor.

Beneficios:

Principalmente es la reducción de costos operativos.

El tener un porcentaje de empleados trabajando desde su casa en ciertos días a la semana, puede significar ahorro en diversos gastos de la oficina. Por poner algunos ejemplos, disminución en consumo de energía, agua y otros.

Seguir operando en caso de emergencias.

Así como la situación actual, pueden haber más factores que nos lleven a implementar el teletrabajo por emergencia. Qué tal si hay un desperfecto de luz en la zona de la oficina; una remodelación en la empresa y hay que pagar por otro espacio para trabajar. En fin, muchas situaciones inesperadas y que si ya contamos con los medios podremos seguir operando con normalidad.

En el caso de los trabajadores.

Según resultados de la investigación State of Remote Work 2019 sobre los beneficios del trabajo remoto, el 79% de los usuarios afirma tener un mayor enfoque en sus tareas, y una reducción del 48% del estrés.

En el caso que ya te hayas decidido por comenzar implementar el Teletrabajo en tu empresa, hay diversos factores a tomar en cuenta. Entre ellos tenemos los siguientes:

Plataformas para Videoconferencias.

Sabemos que hay reuniones que no son estrictamente necesarios que sean presenciales y que se pueden esclarecer fácilmente por una video llamada. Es por ello que debes considerar está opción como indispensable.

Mesa de ayuda o soporte IT.

Contar con un aliado que te pueda ayudar a solventar de manera eficaz las necesidades o requerimientos de cada teletrabajador para el correcto funcionamiento.

Plantas digitales.

Incorporar una herramienta que permita que cada colaborador pueda seguir atendiendo las llamadas o use los aplicativos como si estuviera en la oficina.

Estas tres herramientas son las que te ayudaran a que el trabajo sea eficaz y se pueda desempeñar de la mejor manera. Si quieres saber más con gusto podemos asesorarte en como poder implementarlas y de esta forma puedas llevar al siguiente nivel a toda la empresa.

Esperamos que el contenido te haya servido para tener una idea más clara de cómo esta modalidad puede beneficiarte en todos los ámbitos, tanto en las labores regulares, así como en las de emergencia.

*******************************************************************************************

¿Sabes cómo transmitir profesionalismo en una videoconferencia de Lifesize?

Como nos dimos cuenta en el artículo anterior, -y si aún no lo has leído, te invitamos a que puedas dar una vuelta en la nota “Llevar la empresa a la era digital con el Teletrabajo”- Muchas de las empresas han tenido que improvisar la modalidad del Teletrabajo o Home Office, sin embargo, es un hecho que desempeñar las labores a través de esta modalidad será más que indispensable.

Los expertos en el tema de salud confirman que el distanciamiento social debe ser lo normal por mucho tiempo. Esto obliga a que cada empresa modifique su actuar y culturice a cada colaborador para poder desempeñar de la mejor manera sus actividades.

Entrado de lleno en el tema, posiblemente has estado en una videoconferencia en la cual, el ruido ambiente es un poco irritante. Sin embargo, eso no lo podemos controlar del todo, ya que la mayoría no contamos con un espacio acondicionado para desempeñar las funciones. Sin embargo, lo que si podemos hacer son pequeños trucos que nos harán lucir y transmitir profesionalismo.

  1. Utiliza un aplicativo que supla todas tus necesidades.

Como Innocom, trabajamos con proveedores que nos ayudan a facilitar a nuestros clientes, uno de ellos es Lifesize, ya que es una sala de conferencias virtuales premium, la cual te ayuda a aumentar la productividad de las reuniones. Haz click aquí si quieres que un representante se comunique contigo para poder brindarte más detalles.

  • El fondo es importante.

Lo que aparezca tras de ti se debe ver sobrio y darle vida al fondo, es por ello que te sugerimos que coloques un papel tapiz con un diseño sencillo y colores neutros para que puedas resaltar.

Así mismo, colocar un punto de atención que le dé naturalidad al ambiente, también es una opción recomendable, ya sea una planta; un jarrón o florero, dará un aspecto estético.

  • La luz mejora tu aspecto.

El fin de una videoconferencia es poder tener la mayor interacción con los interlocutores, por ese motivo es importante notar las expresiones o gestos. Esto se logrará si tienes una luz adecuada que dé al rostro de forma sutil. Para ello, puedes emplear luz natural proveniente de una ventana o por medio de lámparas que iluminen el ambiente. Es muy importante que el resplandor sea el adecuado para evitar vernos muy sobre expuestos.

  • Artículos complementarios.

Otra opción a considerar son los artículos adicionales que complementen la composición, esto puede ser una pizarra organizadora, cuadros de arte o también un estante con libros. Lo que no es recomendable son los cuadros con fotografías personales o familiares, ya que estos pueden desviar la atención de las otras personas.

  • Revisa la calidad de tu ancho de banda.

Es importante tener en cuenta que la conexión a internet sea estable y esto puede ser conectando directamente al router y/o modem. Si no, sugerimos estar adonde mejor tengamos señal Wifi.

Dentro del mobiliario adecuado debe ser un espacio apto con mesa, silla, iluminación acorde, conexión cerca para cargar y no olvidar los headset es idóneo para realizar llamadas desde un softphone o para las videollamadas. Es convertible puesto que cuenta con tres opciones de colocación (oreja, nuca o diadema). Incorpora una destacada calidad de sonido de banda ancha para llamadas de máxima calidad y dispone de micrófono de cancelación de ruido.

Esperamos que estos sencillos tips te puedan servir para para que tus próximas videoconferencias sean un éxito.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.